Проєкт «Спільноти в русі – інституційний розвиток Фундації Україна» реалізується Фундацією Україна в межах Урядової програми підтримки розвитку організацій, що надають консультаційні послуги. Ініціатива є відповіддю на потреби організації, які виникли внаслідок стрімкого зростання масштабу діяльності Фундації після початку повномасштабної війни в Україні.
Починаючи з 2022 року, Фундація Україна суттєво розширила свою діяльність, збільшила кількість реалізованих проєктів, розвинула команду, а також розпочала надання консультаційних та інтеграційних послуг у нових містах Нижньосілезького воєводства.
Проєкт спрямований на комплексний інституційний розвиток Фундації Україна шляхом удосконалення внутрішніх процесів, впровадження сучасних цифрових рішень, розвитку професійних компетентностей команди та посилення комунікації з бенефіціарами й партнерами.
Мета проєкту
Метою проєкту є подальше зміцнення організаційної спроможності, стабільності та професійності Фундації Україна, щоб ще ефективніше відповідати на потреби людей з досвідом міграції і біженства та забезпечувати надання якісних консультаційних й інтеграційних послуг.
Ця мета реалізується шляхом:
- удосконалення кадрових та адміністративних процесів,
- автоматизації управління проєктами та документообігом,
- впровадження інтегрованої кадрово-бухгалтерської системи,
- розвитку компетенцій працівників і співпрацівників Фундації,
- посилення комунікації та видимості організації,
- підвищення якості та доступності консультаційних послуг.
Місце реалізації проєкту
Проєкт реалізується на території Нижньосілезького воєводства, зокрема у містах, , де Фундація Україна здійснює роботу Інформаційно-консультаційних пунктів у межах проєкту «Нижньосілезький центр польської культури»:
- Вроцлав,
- Єленя-Ґура,
- Легниця,
- Валбжих.
Організаційні та навчальні заходи, а також впровадження сучасних технологічних рішень здійснюватимуться в усіх структурних підрозділах Фундації як в очному, так і в онлайн-форматі.e
Основні заходи в межах проєкту
Автоматизація управління проєктами
У межах проєкту Фундація Україна впровадить сучасну систему управління проєктами, яка дозволить оптимізувати планування діяльності, моніторинг виконання завдань та взаємодію між командами. Нове рішення забезпечить ефективніше управління кількома проєктами одночасно, покращить організацію роботи та сприятиме більш оперативному обміну інформацією.
Електронний документообіг
Проєкт передбачає впровадження електронної системи документообігу, що оптимізує адміністративні та бухгалтерські процеси. Це дозволить впорядкувати документацію, скоротити час опрацювання документів і мінімізувати ризик помилок та затримок.
Інтегрована кадрово-бухгалтерська система
Ключовим елементом проєкту є впровадження сучасної системи управління персоналом, фінансами та бухгалтерією. Об’єднання цих процесів в єдиному цифровому інструменті дозволить автоматизувати адміністративні завдання та ефективніше управляти ресурсами організації.
Розвиток компетенцій команди
Проєкт передбачає проведення циклу навчальних тренінгів для працівників і співпрацівників Фундації Україна. Тематика навчання охоплює, зокрема: моніторинг та оцінювання діяльності, тайм-менеджмент і пріоритизацію завдань, підготовку грантових і європейських проєктних заявок, а також управління проєктами. Це дозволить підвищити ефективність роботи команди та якість реалізації послуг.
Посилення комунікації та іміджу організації
Проєкт також передбачає реалізацію заходів, спрямованих на вдосконалення комунікації Фундації Україна, зокрема: розвиток візуальної айдентики організації, розробку та впровадження стратегії Tone of Voice, запуск каналу Telegram, розвиток вебсайтів Фундації Україна та Інституту прав мігрантів, закупівлю фото- та відеообладнання, створення нових промоційних та інформаційних матеріалів.
Завдяки цим діям комунікація організації стане більш послідовною, доступною та ефективною.
Очікувані результати проєкту
Завдяки реалізації проєкту Фундація Україна:
- впровадить сучасну систему управління проєктами,
- запустить електронний документообіг,
- впровадить інтегровану кадрово-бухгалтерську систему,
- проведе навчання щонайменше для 20 працівників і працівниць,
- організує не менше 4 спеціалізованих навчальних заходів,
- розробить і впровадить стратегію Tone of Voice,
- запустить новий канал комунікації Telegram,
- підготує набір професійних промоційних і іміджевих матеріалів.
Вплив проєкту
Реалізація проєкту сприятиме довгостроковому зміцненню Фундації Україна як сучасної та професійної організації, що надає консультаційну підтримку.
Нові цифрові інструменти, оптимізовані процеси та розвиток компетенцій команди дозволять організації працювати ефективніше, оперативніше реагувати на потреби бенефіціарів та підвищити якість надання послуг.
У довгостроковій перспективі проєкт сприятиме покращенню якості інформаційних, правових, інтеграційних і соціальних послуг для мігрантів та біженців у Нижньосілезькому воєводстві, а також посилить спроможність Фундації Україна реалізовувати нові ініціативи відповідно до потреб місцевих громад.
Проєкт «Спільноти в русі – інституційний розвиток Фундації Україна» співфінансовано з коштів Національного інституту свободи – Центру розвитку громадянського суспільства в межах Урядової програми підтримки розвитку організацій, що надають консультаційні послуги на 2022–2033 роки.