COVID-19 namieszał w wielu dziedzinach gospodarki i funkcjonowania poszczególnych grup społecznych i jednostek. Doprowadził do tego, że część procesów w szybkim tempie musiała zostać przeniesionych do świata cyfrowego i tam zafunkcjonować. Tak stało się z rekrutacją – o ile jeszcze przed pandemią koronawirusa jej elementy były realizowane na odległość (np. wywiad telefoniczny z wybranymi kandydatami), tak teraz spotkania twarzą twarz nawet na finalnym etapie rekrutacji są wyjątkiem. Na czym polega rekrutacja zdalna, jakie są jej etapy, jak się do niej przygotować i zdobyć wymarzoną pracę? Zapraszamy do lektury artykułu
Rekrutacja stacjonarna i zdalna – różnice
Żeby dobrze przygotować się do rekrutacji zdalnej, warto najpierw przyjrzeć się temu procesowi w wariancie stacjonarnym, „przedcovidowym”. Zależnie od stanowiska, rekrutacja bywa jedno, kilku lub nawet wieloetapowa (w przypadku stanowisk wysokiego szczebla). Naszym przykładem niech będzie rekrutacja na stanowiska specjalistów, która jest najczęściej procesem złożonym z 3-5 etapów. Większość naborów na wolne stanowiska rozpoczyna się od selekcji nadesłanych CV, potem podejmowany jest telefoniczny kontakt z wybranymi kandydatami, podczas którego zadawane są najczęściej pytania oparte o złożone przez kandydata dokumenty. Następnie – zależnie od specyfiki stanowiska – kandydat otrzymuje do rozwiązania branżowe case studies albo od razu jest zapraszany na rozmowę rekrutacyjną w siedzibie firmy. Zadania praktyczne pojawiają się także często jako jeden z elementów tej rozmowy lub niekiedy stanowią etap następujący po niej. Finałem jest informacja zwrotna udzielana – zależnie od polityki HR firmy – wszystkim lub tylko zwycięskiemu kandydatowi.
źródło: https://www2.colliers.com/pl-pl/countries/poland/proces-rekrutacji
W rekrutacji zdalnej elementy procesu rekrutacyjnego pozostają zasadniczo bez zmian, aż do etapu rozmowy kwalifikacyjnej. I to tutaj tkwi kluczowa różnica – przed pandemią spotkanie z kandydatami, który dotarli aż do tej części, odbywało się w siedzibie pracodawcy. Obecnie najczęściej takie spotkania organizowane są z wykorzystaniem komunikatorów internetowych, głównie tych z opcją wideorozmowy.
Przygotowanie do zdalnego spotkania rekrutacyjnego
Podobnie jak do spotkania rekrutacyjnego na żywo, również do rekrutacji online musisz się przygotować. W pierwszym kroku zapoznaj się z wytycznymi dotyczącymi rozmowy, jakie otrzymałeś od pracodawcy. Najczęściej na kilka dni przed zaplanowanym spotkaniem otrzymasz od firmy informacje, czego będziesz potrzebować od strony technicznej, by bez przeszkód wziąć udział w rekrutacji zdalnej, np. tylko laptopa z dobrym łączem internetowym albo zainstalowania konkretnej aplikacji. Ważne, żebyś przed rozpoczęciem rozmowy przetestował połączenie i sposób działania danego programu, zwłaszcza jeżeli nie miałeś z nim jeszcze styczności. Pierwszeństwo kontaktu należy do pracodawcy, natomiast jeśli jest opóźnienie dłuższe niż 15 minut, możesz zadzwonić pod numer podany w e-mailu rekrutacyjnym i zorientować się w przyczynie opóźnienia.
Zadbaj o swoje otoczenie – pamiętaj, że tło rozmowy może też przyszłemu pracodawcy co nieco o Tobie powiedzieć, zwłaszcza jeśli będzie nim bałagan lub kolekcja alkoholi. Tak jak w przypadku spotkania na żywo, strój to jeden z pierwszych komunikatów niewerbalnych, które przekazujesz, dlatego ubierz się tak, jakbyś się ubrał na rozmowę kwalifikacyjną (nie zapomnij o odpowiedniej dolnej części stroju na wypadek, gdybyś podczas połączenia wideo musiał się podnieść – w sieci krążą filmiki, w których kandydaci w eleganckiej koszuli i pod krawatem wstają ukazując rozmówcy spodnie dresowe lub nawet bokserki…). Kontroluj też swoją postawę i gesty – przed kamerą czasem można się zapomnieć, co skutkuje całym wachlarzem niepożądanych w trakcie spotkania ruchów, np. pocieranie/drapanie twarzy, nawijanie włosów na palce, rozkładanie się na krześle i tym podobne. W tym kontekście warto zmienić krzesło z obrotowego na zwykłe, co ułatwi zachowanie odpowiedniej pozycji. Żeby nic Cię nie rozpraszało, wybierz odpowiednie miejsce do rozmowy, najlepiej zamykany pokój i poproś domowników o nieprzeszkadzanie, w tym ściszenie radia, telewizora itd. Wyłącz wszystkie urządzenia, które mogą Cię (i rozmówcę) wybić z toku rozmowy, w szczególności telefon komórkowy.
Z technologią za pan brat, czyli nie strać swojej szansy przez problemy techniczne
W trakcie zdalnej rozmowy rekrutacyjnej musisz zwrócić uwagę na aspekty techniczne, gdyż nawet świetne przygotowanie do rozmowy nie pomoże, gdy zawiedzie technologia. Zweryfikuj na podstawie maila od rekrutera lub pracodawcy, czy na pewno posiadasz niezbędny sprzęt do przeprowadzenia rozmowy. Jeśli będzie to komunikacja telefoniczna, potrzebny jest właściwie tylko sprawny telefon. Natomiast w przypadku wykorzystania komputera, najczęściej wymagane będzie odpowiednie oprogramowanie oraz mikrofon i nie zawsze, ale zazwyczaj – kamera. Jeśli nie są one wbudowane w komputer, niezbędne będą słuchawki z mikrofonem i przenośna kamerka. Koniecznie przetestuj oprogramowanie, którym masz się komunikować z rozmówcą i sprawdź, jak współpracuje z Twoim sprzętem. Wiele komunikatorów ma funkcję „testowej rozmowy”, która jest najprostszą metodą weryfikacji czy wszystko działa tak, jak powinno. Jeśli masz Internet o niskich parametrach (wolne łącze), poproś domowników, by przed Twoja rozmową nie korzystali z komputera, gdyż może to znacznie zakłócić jakość połączenia z rozmówcą lub nawet je uniemożliwić.
Jeżeli jednak pomimo poczynionych przez Ciebie przygotowań wystąpią problemy techniczne w trakcie rozmowy, warto szczerze powiedzieć o tym przyszłemu pracodawcy. W większości przypadków będziesz mógł liczyć na zrozumienie i ustalenie nowego terminu rozmowy.
Zdalny onboarding
Utrzymujący się lockdown wymusza adaptację do nowych warunków także na etapie wdrożenia pracownika do firmy i w nowe obowiązki. Wiele firm działa obecnie wyłącznie lub częściowo w formule zdalnej i w związku z tym onboarding (czyli wdrożenie pracownika do organizacji) też jest organizowany w ten sposób. Często przybiera on formę cyklu spotkań z przedstawicielami poszczególnych działów, którzy opowiadają o tym, jak wygląda ich praca i jakimi tematami zajmują się na co dzień. Firmy przygotowują także bazę wiedzy dedykowaną nowym pracownikom (m.in. prezentacje wdrożeniowe, przewodniki, informacje o narzędziach, z których korzysta zespół, wzory dokumentów i regulaminy), w której znajdą oni odpowiedzi na pytania często pojawiające się w pierwszych dniach i tygodniach pracy. Dobrą praktyką stosowaną przez wiele korporacji jest również wyznaczenie członka zespołu lub osoby z firmy, który będzie pełnił rolę przewodnika i pierwszego kontaktu dla nowozatrudnionego w razie wątpliwości, problemów lub pytań. Podpisywanie umowy także może mieć częściowo zdalną formę – kandydat otrzymuje podpisane elektronicznie przez pracodawcę dokumenty mailem, drukuje je, podpisuje i oddaje zamówionemu przez firmę kurierowi.
Rekrutacja i onboarding online mogą zostać z nami na dłużej, nawet w przypadku zniesienia lockdownu, gdyż wiele firm dostosowało swoje procesy do wersji zdalnej i finalnie świetnie odnalazło się w tej formule, a w związku z tym być może nie zechcą wrócić do wersji stacjonarnej. Dlatego przygotowanie kandydata do rekrutacji i wdrożenia online ma istotne znaczenie dla jego efektywnego funkcjonowania na obecnym rynku pracy.
Joanna Handziak-Buczko
doradca kariery
Bezpieczna przystań
Wyłączna odpowiedzialność za wyrażone opinie spoczywa na autorze i Komisja Europejska oraz Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji nie ponoszą odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji
