Projekt „Społeczności w ruchu – rozwój instytucjonalny Fundacji Ukraina” realizowany jest przez Fundację Ukraina w ramach Rządowego Programu Wspierania Rozwoju Organizacji Poradniczych. Inicjatywa stanowi odpowiedź na potrzeby organizacji, które ujawniły się w wyniku dynamicznego wzrostu skali działań Fundacji po wybuchu pełnoskalowej wojny w Ukrainie.
Od 2022 roku Fundacja Ukraina znacząco rozszerzyła zakres swojej działalności, zwiększyła liczbę realizowanych projektów, rozwinęła zespół oraz rozpoczęła prowadzenie działań poradniczych i integracyjnych w nowych lokalizacjach na Dolnym Śląsku.
Projekt zakłada kompleksowy rozwój instytucjonalny Fundacji Ukraina poprzez usprawnienie procesów wewnętrznych, wdrożenie nowoczesnych narzędzi cyfrowych, rozwój kompetencji zespołu oraz wzmocnienie komunikacji z odbiorcami i partnerami.
Cel projektu
Projekt ma na celu dalsze wzmacnianie stabilności, skuteczności i profesjonalizacji organizacji, tak aby jeszcze lepiej odpowiadała na potrzeby osób z doświadczeniem migracji i uchodźstwa oraz rozwijała wysokiej jakości usługi poradnicze i integracyjne.
Cel ten będzie realizowany poprzez:
- usprawnienie procesów kadrowo-administracyjnych,
- automatyzację zarządzania projektami i dokumentacją,
- wdrożenie zintegrowanego systemu kadrowo-księgowego,
- rozwój kompetencji pracowników i współpracowników Fundacji,
- wzmocnienie komunikacji i widoczności organizacji,
- zwiększenie jakości oraz dostępności usług poradniczych.
Miejsce realizacji projektu
Projekt realizowany jest na terenie województwa dolnośląskiego, ze szczególnym uwzględnieniem lokalizacji, w których Fundacja Ukraina prowadzi Punkty Informacyjno-Doradcze w ramach projektu “Dolnośląskie Centrum Kultury Polskiej”:
- Wrocław,
- Jelenia Góra,
- Legnica,
- Wałbrzych.
Działania organizacyjne i szkoleniowe oraz wdrażanie rozwiązań technologicznych będą realizowane w całej organizacji, zarówno stacjonarnie, jak i online
Główne działania w ramach projektu
Automatyzacja zarządzania projektami
W ramach projektu Fundacja Ukraina wdroży nowoczesny system do zarządzania projektami, który usprawni planowanie działań, monitorowanie postępów oraz współpracę pomiędzy zespołami.
Nowe rozwiązanie pozwoli na skuteczniejszą realizację wielu projektów jednocześnie, lepszą organizację pracy oraz sprawniejszy przepływ informacji.
Elektroniczny obieg dokumentów
Projekt obejmuje wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów, który usprawni procesy administracyjne i księgowe.
Rozwiązanie pozwoli uporządkować dokumentację, skrócić czas obsługi spraw oraz ograniczyć ryzyko błędów i opóźnień.
Zintegrowany system kadrowo-księgowy
Jednym z kluczowych działań projektu jest wdrożenie nowoczesnego systemu kadrowo-płacowo-księgowego.
Połączenie procesów kadrowych, finansowych i księgowych w jednym narzędziu umożliwi automatyzację wielu działań administracyjnych oraz efektywniejsze zarządzanie zasobami organizacji.
Rozwój kompetencji zespołu
Projekt zakłada realizację cyklu szkoleń dla pracowników i współpracowników Fundacji Ukraina. Tematyka szkoleń obejmuje m.in.: monitoring i ewaluację działań, zarządzanie czasem i priorytetyzację zadań, przygotowywanie wniosków grantowych i unijnych, zarządzanie projektami.
Dzięki szkoleniom zespół Fundacji rozwinie kompetencje niezbędne do skuteczniejszej realizacji działań oraz lepszego odpowiadania na potrzeby beneficjentów.
Wzmocnienie komunikacji i wizerunku
Projekt obejmuje również działania związane z rozwojem komunikacji organizacji, w tym: rozwój identyfikacji wizualnej Fundacji Ukraina, opracowanie i wdrożenie strategii Tone of Voice, uruchomienie kanału komunikacji na Telegramie, rozwój stron internetowych Fundacji Ukraina oraz Instytutu Praw Migrantów, zakup sprzętu fotograficzno-filmowego, przygotowanie nowych materiałów promocyjnych i informacyjnych.
Dzięki tym działaniom komunikacja organizacji stanie się bardziej spójna, dostępna i skuteczna.
Oczekiwane rezultaty projektu
Dzięki realizacji projektu Fundacja Ukraina:
- wdroży nowoczesny system zarządzania projektami,
- uruchomi elektroniczny obieg dokumentów,
- wdroży zintegrowany system kadrowo-księgowy,
- przeszkoli co najmniej 20 pracowników i pracowniczek,
- zrealizuje minimum 4 szkolenia specjalistyczne,
- opracuje i wdroży strategię Tone of Voice,
- uruchomi nowy kanał komunikacji na Telegramie,
- przygotuje zestaw profesjonalnych materiałów promocyjnych i wizerunkowych.
Wpływ projektu
Realizacja projektu przyczyni się do trwałego wzmocnienia Fundacji Ukraina jako nowoczesnej i profesjonalnej organizacji poradniczej.
Nowe narzędzia cyfrowe, usprawnione procesy oraz rozwój kompetencji zespołu pozwolą organizacji działać sprawniej, skuteczniej i szybciej reagować na potrzeby odbiorców.
W dłuższej perspektywie projekt przełoży się na poprawę jakości usług informacyjnych, prawnych, integracyjnych i społecznych kierowanych do migrantów i uchodźców na Dolnym Śląsku, a także zwiększy zdolność Fundacji do realizacji nowych inicjatyw odpowiadających na zmieniające się potrzeby społeczności lokalnych.
Projekt „Społeczności w ruchu – rozwój instytucjonalny Fundacji Ukraina” współfinansowany ze środków Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego w ramach Rządowego Programu Wspierania Rozwoju Organizacji Poradniczych na lata 2022–2033.